Швидкі темпи цифровізації документообігу та бізнес-процесів – один з важливих факторів розвитку України. За останні роки у різних сферах паперову документацію вже замінили або поступово замінюють електронні аналоги, ще частина ініціатив з діджиталізації знаходяться на етапі впровадження.
Це стосується і переходу на електронну товарно-транспортну накладну: якби не повномасштабне вторгнення росії в Україну, 1 серпня 2022 року використання електронної форми ТТН (е-ТТН) стало б обов’язковим для всіх автомобільних вантажних перевезень територією України. Попри вимушену паузу у реалізації проєкту у зв’язку з війною, робота над цифровізацією транспортних перевезень активно продовжується.
Чому перехід з паперової на електронну форму ТТН є необхідним?
Маємо розуміти, що товарно-транспортна накладна – це єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи. Однак, на сьогодні для учасників транспортного перевезення процес створення паперових ТТН є ресурсоємним і не надто зручним: їх потрібно надрукувати на папері, на кожному примірнику мають стояти власноручні підписи вантажовідправника, перевізника і вантажоодержувача, потрібно перевірити коректність заповнення та заархівувати документ. Це займає багато часу і потребує матеріалів для друку та місця для зберігання.
Перехід на електронну форму ТТН підвищує якість та прозорість процесу перевезення, істотно спрощує та прискорює взаємодію між вантажовідправником, перевізником і вантажоодержувачем, усуває корупційні зловживання, покращує умови ведення бізнесу, сприяє розвитку галузі перевезень, а всі операції стають доступними учасникам у режимі реального часу.
Як бізнес налаштований щодо цифровізації документообігу при автомобільних вантажних перевезеннях?
У червні 2022 року Міністерство інфраструктури України провело опитування, у якому взяли участь 160 компаній-учасників процесу вантажоперевезень. Вони дали відповіді на запитання, що стосуються готовності бізнесу до впровадження системи е-ТТН. За результатами опитування 89,9 % опитаних готові долучитися до тестування системи е-ТТН, при тому 83,8 % бізнесів готові долучитися до тестування уже цього року, незважаючи на складну ситуацію.
Таким чином, бізнес висловлює свою готовність брати активну участь у реалізації проєкту щодо повного переходу на використання електронної форми ТТН. Це мотивує команду проєкту – Міністерство інфраструктури України, Міністерство цифрової трансформації України, USAID / UK aid проєкт «Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах/ TAPAS» та ГО «Інститут аналітики та адвокації» – продовжувати активну діяльність щодо впровадження е-ТТН.
Коли використання електронної ТТН стане обов’язковим?
Нині через повномасштабне вторгнення точну дату повного переходу не встановлено, однак робота команди здійснюється у такий спосіб, щоб електронна форма ТТН стала обов’язковою одразу після нашої перемоги та скасування воєнного стану.
Важливо, що в умовах повномасштабної військової агресії впровадження е-ТТН є особливо актуальним, оскільки серед іншого сприяє більшій мобільності бізнесу, який, зокрема, був змушений релокуватися на більш безпечні території. Перехід на е-ТТН оптимізує документообіг та підвищить ефективність логістики.
Поки що, за умови використання електронної ТТН перевізник зобов’язаний мати одну копію ТТН в паперовому вигляді, оскільки ДСБТ (Державна служба України з безпеки на транспорті) знаходиться в процесі комплектації для того, щоб здійснювати перевірку електронної товарно-транспортної накладної.
Які подальші кроки у реалізації проєкту з впровадження е-ТТН і що робити бізнесу, щоб бути готовим до переходу на електронну форму ТТН?
Планується, що до кінця року буде завершено тестування перших трьох провайдерів електронного документообігу (ЕДО) та запущено систему у тестову експлуатацію. Одночасно з доопрацюванням технічної складової системи заплановані активності з ознайомлення бізнесу із нововведеннями при використанні електронної форми ТТН.
Зі свого боку бізнесу уже зараз варто поступово готуватися до цифровізації ТТН, перш за все, знайти та почати співпрацю з провайдером ЕДО, який приєднався до проєкту та буде відповідати запитам конкретної компанії. На сьогодні це – Sovtes, Вчасно.Сервіс, Документ.Онлайн, Deals, EDIN, SmartTender, ППЛ 33-35, Оптіма ДОК, M.E.Doc, AgriChain, Comach, eUgoda, inn.logist, BPM Quantum, Zozengo, Doc.Smart-Era, ПТАХ, Signy, Aрт-Звіт.
Впровадження системи е-TTН здійснюється у партнерстві Міністерства інфраструктури за підтримки Міністерства цифрової трансформації та USAID / UK aid проєкту «Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах/ TAPAS» та за участі ГО «Інститут аналітики та адвокації», яка на період реалізації проєкту є адміністратором системи е-TTН.